Der Zeremonienmeister

– Aufgaben und Bedeutung eines Wedding-Day-Managers –

Kopf aus – Zauber an!

Fotograf: Patrick Hummel, Wehrheim

Zeremonienmeister Rhein-Main

Meine Berufung als Zeremonienmeister (aka Event-Koordintor) ist es, strukturiert durch den Tag zu führen und damit den Zeitplan umzusetzen, hier einige Beispiele:

* Koordinierung der gebuchten Dienstleister vor dem Hochzeitstag und bei Anlieferung
* Verteilen der Gastgeschenke und Namensschilder gem. Tischplan an den Plätzen,
* zeitgerechte Platzierung der Gäste zum pünktlichen Beginn der Trauung,
* Vorbereiten der Gästeschar auf nächste Programmpunkte und Koordination der Beiträge am Abend,
* Abhilfe von kleinen Pannen wie einer gerissenen Strumpfhose oder Flecken auf der Bluse,
* Überreichen der vorbereiteten Trinkgeld-Umschlägen für Küster, Organist & Co.
* Tischplan aufstellen,
* Shuttles zwischen Trauungsort (Kirche) und Party-Location koordinieren,
* Verteilen von Wunderkerzen (sofern in der Location erlaubt) zum Eröffnungstanz,
* Verbringen der Geschenke vom Gabentisch (gemeinsam mit den Trauzeugen),
* laufende Abstimmung des Abendprogramms mit DJ & Küche für die Reihenfolge von Essen, Musik zum Dinner und Servieren der einzelnen
Gänge bis hin zum Beginn der Party,
* Stellen der Stühle auf der Wiese für die freie Trauung, wenn es sein muss
* u.v.m.

Aufgaben des Zeremonienmeisters

Nicht zu verwechseln ist die Position mit einem freien Trauredner, der eine Zeremonie abhält. Dieser wäre im wörtlichen Sinne vielleicht ein ZeremonienLEITER. Denn er (sie) leitet ein Ritual (auch Trau-Zeremonie) an.

Also, wofür ist diese Rolle nun eigentlich gut?

*Gemeinsam erstellen wir den Tagesplan mit jedem einzelnen Programmpunkt sowie eine Übersicht der wichtigsten (Dienstleister-) Kontakte. Mit ihnen stimme ich nochmals den von Ihnen gebuchten Auftrag ab und sichere damit die korrekte Durchführung der Lieferung.

Ich führe die Sie und Ihre Gesellschaft strukturiert durch den Hochzeits-Tag und  helfe damit den Zeitplan umzusetzen. Als zentraler Ansprechpartner stehe ich für die Dienstleister zur Verfügung, die gerade frisch eintreffen und von mir direkt erfahren, wo aufgebaut werden kann, und wie der aktuelle Stand der Zeitplanung gerade ist. Auch Gäste werden bei Bedarf von mir platziert und können mich immer alles fragen: Wenn ich helfen kann, tue ich das gern!

In der letzten heißen Vorbereitungsphase Ihrer Planung stehe ich für Fragen rund um die Tagesplanung zur Verfügung und verständige mich mit Trauzeugen zum Abendprogramm in Koordination von Gastbeiträgen, Tanzeröffnung, Tortenanschnitt und sonstigen Überraschungen für das Paar!

Klingt das interessant und nach einem Mehrwert* für Euch?

Dann zögert nicht und nehmt Kontakt mit mir auf!

Ihr möchtet noch ein wenig Hintergrundwissen?

Bitteschön:

Historie des Zeremonienmeisters

In früheren Zeiten war der Zeremonienmeister diejenige Person, der/die dem König bzw. dem Kaiser u.a. direkt unterstellt und zuständig für die Einhaltung des Hofezeremoniells war. Also, um das mal in Bildsprache darzustellen: Im Märchenfilm war das der Herr mit dem langen Stab in der Hand, der damit auf den Boden klopfte und dem Herrscher Ankömmlinge für Audienzen namentlich vorstellte und dabei darauf achtete, dass auch ja der Knicks bzw. die Verbeugung formvollendet geschah. Oder auf dem Ball rief er der Kapelle „Musik, bitte!“ zu.

Heute

Die Katholische Kirche benennt Priester oder auch Diakone zum sog. Zeremoniar. Dieser sorgt unter der Leitung des Bischofs als sein persönlicher Assistent auch dafür, dass der Gottesdienst reibungslos und wie geplant abläuft. Er unterstützt damit den Zelebranten oder Liturgen, der als Vorsteher des Gottesdienstes für die liturgische Leitung verantwortlich ist.

Hintergrundwissen ist zu langweilig?

Dann stellt Euch einfach mal folgendes vor…

Unvorhersehbares bzw. Plan B

Wie es auf jeder Feier so ist: Irgendwas ist immer!

Einiges kann man als Plan B auf dem Schirm haben:  Regenwetter, zum Beispiel. Dann plant man (frau) eben auch eine Schlechtwetter-Variante im Innenbereich der Location parallel zur unüberdachten Gartenparty oder zur Freien Trauung auf der Wiese.
Das lässt sich also gut im Vorhinein organisieren.

Was aber, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert?

Das krasseste vielleicht Beispiel hierfür ist folgende Szene:

Die Braut sitzt gerade mit ihren Liebsten Mädels in den letzten Zügen im Styling. Der Bräutigam lässt sich noch einmal von seinen Trauzeugen den Anzug richten. Schließlich soll die Trauung soll in ca. 30 min. starten. Alle Gäste nehmen so langsam die Plätze ein – jeder ist total aufgeregt und freut sich auf die kommenden Ereignisse des Tages und erst recht auf die Party! Endlich geht es los!

.

Plötzlich klingelt das Telefon: Das Auto des Konditors hatte auf dem Weg einen Unfall, und die Torte ist kaputt!

Dabei sollte sie doch zum Sektempfang an der Location geliefert werden und nach der Trauung als nächstes großes Highlight des Tages dienen?

Und jetzt? Eine Reparatur des tollen Stücks ist möglich, aber auf keinen Fall bis zum Sektempfang in 2 Stunden! Planbar? Meiner Meinung nach als Laie mit kaum vorhandender Planungserfahrung unmöglich!

…und jetzt kommt noch die emotionale Seite: Möchte man so etwas am Tag seiner Hochzeit hören? Möchte man sich den Stress, sich um Ersatz zu kümmern, selbst oder seinen Gästen (Trauzeugen oder Eltern) antun?

Da kann der Profi durchaus behilflich sein:

Ein wenig Flexibilität ist dank gut ausgebautem Netzwerk und reichlich Erfahrung genau das richtige als Back-Up-Lösung.

Ich kümmere mich in diesem Fall um Ersatz oder das Vorziehen eines Programmpunktes ohne, dass das Brautpaar oder die Trauzeugen viel davon mitbekommen und alle entspannt im Tagesablauf weitermachen können.

Bitte bedenkt: Dieser Tag wird so schnell vorbei sein, auch weil sich ein Ereignis ans andere reiht. Gönnt Euch den Luxus einer „Mary Poppins für einen Tag“, die bei Bedarf etwas zaubern und somit auch jeder Gast und jeder Dienstleister kleine Pannen schwerelos überwinden kann:

Kopf aus – Zauber an!